Introduction
Vous avez enfin recruté Éléonore, Chargée de mission RSE, après un mois de recherche acharnée. Vous êtes fier de vous et vous avez raison de l’être. Mais une petite voix dans votre tête ne peut s’empêcher de se demander : mais finalement, comment calculer le coût du recrutement d’Éléonore ?
Vous ne résistez plus et vous calculez le budget de ce recrutement. Vous suivez ces 3 étapes et découvrez les différents coûts liés au recrutement et les indicateurs pour les suivre.
L’objectif de cette grille est de vous fournir une estimation la plus proche de la réalité du coût d’un recrutement pour un poste donné. Vous pouvez l’utiliser avant ou après un recrutement.
Avant le recrutement, elle vous permet de décider du budget que vous souhaitez allouer à un recrutement. C’est l’équivalent d’un budget prévisionnel. En établissant à l’avance le budget, vous n’avez pas de mauvaises surprises et vous savez où vous allez. Grâce à cet outil, vous pouvez informer en toute transparence les donneurs d’ordre sur votre utilisation du budget du service RH. S’ils valident votre budget, vous avez ensuite toute latitude pour mener à bien le recrutement, sereinement.
Après le recrutement, elle vous aide à connaître le coût du recrutement et à en tirer des leçons pour les prochains. La grille vous est utile pour optimiser votre budget de recrutement en misant autant que possible sur les actions les moins coûteuses en temps et en argent et ayant le plus de résultats.
Cet outil fonctionne comme une check-list qui vous permet de ne rien oublier, car il existe parfois des coûts cachés au recrutement. Une fois que vous y avez indiqué les coûts fixes, il ne vous reste que les coûts variables à modifier d’un recrutement à l’autre.
Également, si vous recrutez un poste identique, vous pouvez reprendre la grille que vous aviez complétée par le passé et appliquer une marge de + ou – 10 %. Cela vous évite de repartir de 0 pour un recrutement sur un même poste.
- Prenez bien en compte l’ensemble des candidats qui ont suivi votre processus de recrutement. Par exemple, pour l’action “Pré-qualification”, n’indiquez pas 1 pour celle du candidat que vous avez recruté ou que vous projetez de recruter, indiquez le nombre total de préqualifications téléphoniques.
- La colonne Quantité n’est pas à compléter à chaque action.
Indiquez le total du temps passé pour réaliser l’action. Si vous avez effectué 5 entretiens de 1 h chacun, notez 5 h.
- Pour calculer le coût des actions qui sont utilisées d’un recrutement à l’autre (coûts fixes) comme le logiciel de recrutement, utilisez la formule suivante : coût de la prestation / nombre de recrutements.
- Pour le salaire chargé, détaillez-le pour chaque intervenant dans le processus de recrutement (voir l’exemple de l’action “Pré-qualification”). L’URSSAF met à disposition un outil pour trouver le coût total pour l’employeur ou salaire chargé à partir du salaire brut. N’hésitez pas à répondre aux questions posées ci-dessous pour affiner votre simulation.
Détaillez au maximum les bénéfices pour des actions comme “Diffusion de l’offre d’emploi”. Indiquez le nombre de CV reçus par jobboards. Cela vous permettra ensuite de décider quel jobboard conserver ou abandonner en croisant les données des grilles des autres postes.
Etape 2 : Complétez la grille avec vos données
| Action | Quantité | Total temps | Coût (€) | Bénéfice |
|---|---|---|---|---|
| Indentification du Besoin | ||||
| Réunion | ||||
| Analyse du Marché | ||||
| Rédaction fiche de poste | ||||
| Rédaction descriptif de poste | ||||
| Agence de communication | ||||
| Agence Marque Employeur | ||||
| Expert-Comptable (si externalisation) | ||||
| Recherche de Candidats | ||||
| Sourcing | ||||
| Outil de Sourcing | ||||
| ATS/Logiciel de recrutement | ||||
| Rédaction de l'offre d'emploi | ||||
| Diffusion de l'offre d'emploi | X | X | Jobboard 1 : Jobboard 2 : |
15 CV reçus 1 CV reçu |
| Abonnement CVthèque | ||||
| Evènement/Salon | ||||
| Cabinet de recrutement/Recruteur Indépendant | ||||
| Mise en place du site carrière | ||||
| Publicité | ||||
| Réseaux Sociaux | ||||
| ChatBot | ||||
| Sélection des candidats | ||||
| Tri des CV | ||||
| Sélection des CV | ||||
| Pré-qualification | 52 | 52*10 = 8,7 h (arrondi) | RH 1 : x € (salaire chargé)RH 2 : x € (salaire chargé) | |
| Vérification des références | X | |||
| Entretien | ||||
| Entretien | ||||
| Planification des entretiens | ||||
| Rédaction des synthèses d'entretien | ||||
| Locaux | ||||
| Mise en situation | ||||
| "Gamification" de l'entretien (ex. escape game) | ||||
| Test de personnalité/compétences | ||||
| Matériel utilisé pour les entretiens | ||||
| Prise en charge des frais de repas des candidats (Déplacement, repas, logement...) | ||||
| Intégration | ||||
| Rédaction promesse / Proposition d'embauche | ||||
| Promesse / Proposition d’embauche au candidat | ||||
| Contrat de Travail | ||||
| Démarches administratives (DPAE, médecin du travail,...) | ||||
| Intégration | ||||
| Formation | ||||
| Matériel et équipement | ||||
| Onboarding digital | ||||
| Mentorat | ||||
| Evènement/Séminaire d'intégration | ||||
| Cadeaux | ||||
| Totaux | X | X | ||
Etape 3 : Analysez les différents coûts liés au recrutement
Mettez en évidence les extrêmes de chaque colonne. Par exemple, pour la colonne “Total temps passé”, mettez en vert la ou les actions prenant le moins de temps et en rouge la ou les actions prenant le plus de temps.
Réfléchissez comment vous pourriez optimiser votre budget de recrutement. Qu’est-ce qui a coûté le plus cher et le moins cher ? Y a-t-il des actions peu chères qui ont eu beaucoup de résultats ou, à l’inverse, des actions chères qui ont eu peu de résultats ? Comment en tirer des leçons pour optimiser le coût du prochain recrutement ?
Je vous donne un exemple de piste. Vous remarquez que pour un recrutement, vous avez mené 10 entretiens de recrutement de 1 h 30 chacun sans résultat. Vous pouvez à juste titre vous dire qu’investir dans un processus de sélection de candidats plus fiable serait une bonne solution pour réduire le coût de ses entretiens. Cela peut passer par la formation de l’équipe RH, notamment.
Par ailleurs, je n’ai volontairement pas ajouté au coût du recrutement le salaire de votre (futur) salarié, car je considère que celui-ci, quoi qu’il arrive, ne pourra pas être supprimé ou réduit outre mesure. Néanmoins, vous pouvez étudier le rapport entre le salaire proposé ou donné et le coût du recrutement et analyser s’il y a un lien entre les deux. Plus le salaire est élevé, plus votre budget de recrutement explose ? Ou ce n’est pas si tranché ? Quelles conclusions en tirer ?
Conclusion
En conclusion, calculer le coût d’un recrutement est une étape incontournable pour gérer durablement le budget du service RH. Le connaître est une première étape vers l’amélioration du processus de recrutement. Une fois que vous connaissez le coût d’un recrutement, vous pouvez l’optimiser. Pour réduire votre budget tout en maintenant la qualité de vos recrutements, de nombreuses astuces existent. Je les ai regroupés dans cet article. Étant donné qu’il est impossible de créer un outil exhaustif à 100 %, dites-moi en commentaire si vous avez une idée de poste de dépense à ajouter à la grille. Je ferai évoluer l’outil avec grand plaisir.
